[Work Smart] 클라우드 실무 활용

IT 기술이 빠르게 발전하고 있는 건 누구나 알고 있는데, 실무에 IT를 활용하고 있는가는 다른 문제다.

IT업종에 있지 않은 이상, 회사에서의 업무 형태는 상당히 보수적이고 10여년전과 비교해봐도 큰 차이가 없다.   

결국 그 변화는 당사자가 가져와야 하는데, 클라우드cloud의 활용은 업무 효율을 많이 높여줄 수 있다. 

 

출처 : 위키백과

저 그림을 쉽게 표현하자면, 어디서든지 연결될 수 있는 인터넷의 공간을 내 개인 저장소 및 업무공간으로 사용하는 것이다. 

 

내가 실무에서 클라우드를 활용하는 용도는 세 가지다.

1) 클라우드를 업무용 폴더로 사용

2) 다른 기기간의 파일 이동

3) 문서 공동 작성 (협업)

 

1) 클라우드를 업무용 폴더로 사용

나는 내 회사업무폴더를 클라우드로 동기화 시킨다. 내 업무폴더들을 모두 클라우드에 동기화한 폴더에 넣어놓는다. 내가 작업한 파일은 실시간으로 클라우드에 동기화되고, 나는 외부에서든지 집에서든지 회사 컴퓨터의 업무 폴더와 동일한 폴더를 띄우고 작업할 수 있다.

그래서, 나는 퇴근할 때 회사 노트북을 가지고 가지 않는다. (2kg도 안되는 노트북조차 무겁게 느껴지다니...)

 

나는 OneDrive를 사용한다. 클라우드의 시작은 네이버 nDrive로 시작했으나, 실무에서 Microsoft오피스를 사용하는 이상 그 손아귀를 벗어나기란 너무 힘들다.

OneDrive 설정방법은 아래 링크에서. 

원드라이브 동기화 사용으로 데스크탑 – 모바일 무선 공유 | 살살살림

일단 설정이 되면, 휴대폰,태블릿 등 인터넷만 되면 내 문서들을 사용할 수 있다. 다른 컴퓨터에 오피스가 없어도 된다.

인터넷 브라우저에서 오피스 파일들을 데스크탑과 거의 동일한 조건에서 열어보고 편집할 수 있다.

브라우저에서 실행할 수 있는 application들

브라우저에서 확인가능한 내 업무 폴더들

브라우저에서 실행되는 엑셀

2) 다른 기기간의 파일 이동

종전에 기기간의 파일을 이동하는 상식은 USB메모리이고, 휴대폰에서 파일을 옮기는 건 USB케이블이었다. 

지금에 와서, 간단한 파일 이동은 카카오톡을 사용하기도 하지만, 여러 파일이나 큰 파일을 옮기기에는 어렵다.

 

위에서 업무용 파일이 실시간 저장되는 것처럼, 이동시킬 파일을 원드라이브 폴더에 집어넣으면, 다른 어느 기기에서나 다운로드 할 수 있다. 

 

3) 문서 공동 작성 (협업)    

내 폴더에 있는 문서를 여러 사람과 함께 작성한다. 이것이야말로 클라우드가 주는 새로운 업무 환경이다.

아래의 짧은 동영상을 보자.

 

 

팀원이 10명인 팀에서 당신에게 매주 금요일 팀원들의 주간보고를 취합해서 보고하라는 숙제가 내려졌다. 

종전에는, 10명 팀원에게 주간보고 요청 -> 10개 메일 취합 -> 엑셀로 정리 -> 팀장보고.

그런데, 클라우드에서라면, 과정은 이렇게 변경된다. 10명 팀원에게 주간보고 요청 -> 팀원은 클라우드의 양식에 본인 내용 기입 -> 팀장도 그 클라우드 문서에 접속해서 취합된 내용 확인.

즉, 10개의 메일 회신을 기다릴 일도 없고, 그 10개의 회신 내용을 하나의 문서로 만드는 업무도 없어진다.

위의 동영상에서 팀원들은 자기에게 해당되는 항목에서 각자 동시에 기입을 하고 있다. 

서로 다른 색깔로 작업영역이 보여지기 때문에 서로 겹쳐질 일은 없다. 

 

문서를 공유하는 방법은, 원드라이브에서 공유할 수도 있고, 엑셀에서 공유할 수도 있다.

요점은, 그 문서의 클라우드 링크를 전달해주는 것이다.

원드라이브에서 문서의 링크를 얻는 방법

엑셀에서는 우측 상단의 '공유' 버튼을 누른다.

그 아래쪽에서 공유가능한 링크를 얻을 수 있다.

 

공동으로 문서를 작성할 사람들에게 링크를 주고 온라인에서 문서를 작성하게 하는 건데, 아직은 큰 데이터를 작성하거나. 복잡한 함수를 사용하거나, 복잡한 서식을 사용하는 것에는 자유롭지 못하다. 그러나, 일반적인 문서를 작성하는 것에는 부족함이 없다.

 

이렇게 업무 프로세서를 바꾸는 것에는 팀원들의 전체적인 의식변화가 필요하다. 

대부분의 사람들은 변화를 불편해한다. 우리 팀도 그랬다.

그러나 사용해보고 그 효율성을 경험해보고나면, 곧 자기의 문서를 공유해서 협업하는 방법을 찾게 될 것이다.

 

 

 

 

 

 

 

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