내 블로그에서 가장 많이 조회되는 글 중의 하나가, 엑셀로 sumif 함수를 활용하여 재고관리를 하는 것이다. 별거 아니라고 생각했는데, 이 직장인의 세계에는 항상 새로운 뉴비들이 있고 엑셀과 맞닥뜨리고 있구나 생각했다.
[엑셀 실무] 재고 입출고 관리 (sumif 활용)
엑셀에서 실무에 가장 많이 사용하는 함수가 vlookup이라고 하면, 그 다음은 sumif라고 생각한다. vlookup과 sumif만 잘 조합해도 실무의 많은 부분을 편하게 해결 할 수 있다. sumif로 두 개의 시트 관리
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그래서, 이번에는 함수가 아니라 파워쿼리로 구현한 재고 관리를 준비했다.
왜 파워쿼리를 사용하냐고 한다면, 엑셀 함수는 '계산'에 강하고, 파워쿼리는 '데이터 처리,자동화'에 강하다.
데이터가 많아지면 함수는 같은 계산을 같은 데이터에 계속 반복하면서 값을 구하지만,
파워쿼리는 별도의 엔진으로 수십만 행도 빠르게 계산,처리가 된다.
그리고 파워쿼리는 데이터의 형식을 변경하고 순서를 바꾸는 등 데이터를 가공하는 것에서 매우 탁월하다.
첨부된 예제 파일에는 다음과 같은 시트가 구성되어 있다.
- 품목 정보 : 품목들의 오기입이나 아무거나 입력되지 않도록 마스터 데이터가 있어야 한다.
- 입고 내역 : 입고되는 내역을 기입
- 출고 내역 : 출고되는 내역을 기입
- 재고현황(결과 시트) : 입고-출고를 계산해서 재고를 표시
이제 이 데이터를 파워쿼리로 불러와 자동 계산되는 재고관리 시스템을 만들어보자
1. 파워쿼리로 데이터 불러오기
① 각 시트를 테이블로 변환
엑셀에서 Ctrl + T를 눌러 ‘품목 정보’, ‘입고’, ‘출고’ 시트를 각각 테이블로 만들어 준다.
② 파워쿼리로 불러기
상단 메뉴 → 데이터(Data) → 테이블/범위에서 가져오기 하여 각 테이블을 파워쿼리 편집기로 불러온다.
2. 품목 정보와 입·출고 데이터 병합
이제 품목 정보 테이블을 기준으로, 입고 집계 테이블과 출고 집계 테이블을 병합한다.
파워쿼리 메뉴 → 홈 → 쿼리 병합(Merge Queries) 병합하는데, 입고를 기준으로 출고 데이터(수량,금액)를 가져오는거다.


3. 재고 계산
입고는 있으나 출고가 없는 항목은 출고 데이터가 null로 나오는데, 0으로 바꿔주자.
'사용자 지정 열'을 추가해서 재고수량과 재고금액을 계산한다.


4. 데이터 다듬기
품목명만 있으면 좀 아쉬우니까, 다시 한 번 병합으로 품목코드도 가져와서 데이터 답게 만들어주자.
그리고, 최종 필요한 재고 수량과 금액만 놔두고 나머지 열은 삭제하자.
파워쿼리의 장점이, 이렇게 삭제를 해도 보이는 것에서만 삭제되고, 계산항목으로는 계속 남아있다. (함수를 썼다면 참조하는 열이 없어지면 바로 에러!!)
5. 최종 재고현황 시트 만들기
파워쿼리에서 **닫기 및 로드(Close & Load)**를 누르면 자동 계산된 재고현황 테이블이 엑셀 시트로 생성된다.
이제 입고나 출고 데이터를 추가하면 '데이터 모두 새로고침' 버튼 한 번으로 전체 재고가 자동 업데이트된다.
그런데, 이것도 귀찮으니 자동으로 업데이트 되도록 옵션을 켜놓는게 좋다.
'쿼리 속성'에 들어가서 '다음 간격으로 새로 고침'과 '파일을 열 때 새로 고침'을 체크하자.

사용하기
이제 입고,출고 데이터를 입력하면 깔끔하게 재고가 관리되는 파일이 만들어졌다.
추가로, 입고,출고 데이터의 항목명에 올바른 품명들만 사용될 수 있도록 유효성검사를 걸어주는게 좋다.
자료가 쌓이다 보면 중간에 공백이 있거나 타이필 실수를 하거나 하여 잘못된 데이터가 쌓이고 나중에 골치 아파진다.
그래서 품목명들만 있는 마스터데이터를 놔두고 그것에 있는 것들만 입력될 수 있게 하는게 현명하다.

위와 같이 indirect함수와 테이블의 이름으로 참조를 해야 데이터가 새로 입력되더라도 참조 범위가 계속 확장되면서 참조를 이어 갈 수 있다.
아래 예제 파일은 그대로 사용할 수 있을 정도라고 생각되는데,
혹시 도움이 필요하다면 댓글로 주시면, 알려드릴게요.
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